Votre comptable interne s’en va, la saisie prend du retard, ou vous passez vos soirées à pointer des factures : la question de l’externalisation arrive presque toujours par l’une de ces trois portes. Externaliser, c’est déplacer une partie du travail qui se fait aujourd’hui chez vous et décider précisément où passe la frontière. Myne prend en charge cette fonction pour des sociétés établies à Paris et en Île-de-France.
Trois questions se règlent avant de signer : ce qui part au cabinet, ce qui reste chez vous, et comment basculer sans perdre la main sur vos chiffres.
Trois situations, trois décisions différentes
La personne qui tenait la comptabilité s’en va, et vous vous demandez s’il faut remplacer le poste. Ou l’activité a grossi, la saisie prend du retard, et la TVA se déclare sur des chiffres approximatifs qu’on rectifie ensuite. Ou c’est vous qui saisissez le soir, et vous voulez arrêter.
Ces trois points de départ ne conduisent pas au même partage des tâches. Dans le premier cas, il existe une organisation à reprendre et des procédures écrites nulle part, dans la tête de quelqu’un qui part. Dans le deuxième, l’urgence est le rattrapage avant la réorganisation. Dans le troisième, tout est à construire, mais rien n’est à défaire.
Ce qui part au cabinet, ce qui reste chez vous
Le cabinet prend en charge la saisie des opérations, le lettrage des comptes clients et fournisseurs, les rapprochements bancaires, la révision des comptes, les déclarations fiscales et les comptes annuels. Le détail de ce travail est décrit sur notre page comptabilité et fiscalité.
Restent chez vous, presque toujours, quatre choses : l’émission de vos factures de vente, la validation des factures fournisseurs avant paiement, l’exécution des paiements, et la relance de vos clients. Ce sont des décisions commerciales et de trésorerie, pas des tâches comptables. Les déléguer reviendrait à confier l’appréciation de vos relations clients et le rythme de vos sorties de trésorerie à quelqu’un d’extérieur.
Entre les deux, tout se négocie : les notes de frais, la préparation des règlements, le suivi des impayés, la facturation récurrente. C’est cette zone qu’il faut trancher explicitement, parce que c’est là que naissent les tâches que personne ne fait, chacun pensant qu’elles étaient de l’autre côté.
Le circuit des pièces, condition de tout le reste
Une externalisation qui fonctionne tient à un point trivial : le cabinet reçoit les pièces, à date, sans avoir à les réclamer. Nous cadrons donc au démarrage d’où viennent les factures d’achat, qui les dépose, comment arrivent les relevés bancaires, à quelle date du mois le dossier est réputé complet, et qui répond quand une pièce manque.
Nous travaillons sur Pennylane, qui permet de connecter vos comptes bancaires et vos outils de facturation et de vous laisser consulter votre situation sans nous la demander. Si vos flux passent déjà par Qonto, la question de ce qui se branche et de ce qui fait doublon se pose vite : notre comparaison entre Qonto et Pennylane distingue ce que chacun couvre. L’outil ne fait pas la comptabilité à notre place. Il supprime la ressaisie et rend visible ce qui manque, ce qui n’est pas la même chose.
Basculer sans trou dans le dossier
La bascule se prépare sur trois points. Il faut d’abord récupérer l’existant : balance et grand livre de l’exercice en cours, derniers comptes annuels, déclarations déjà déposées, état des comptes de tiers. Il faut ensuite reprendre les travaux non faits, presque toujours la révision, rarement la saisie. Il faut enfin ouvrir les accès : banques, outil de facturation, portail fiscal.
Nous chiffrons cette reprise séparément de la mission courante, après avoir vu l’état réel du dossier, plutôt que de la découvrir en route. Un exercice à jour se reprend vite. Un exercice où les comptes de tiers n’ont jamais été justifiés demande un travail de rattrapage qui doit apparaître dans le devis.
Si vous ne réorganisez pas votre fonctionnement interne mais changez simplement de cabinet, le sujet est différent et essentiellement technique : nous décrivons le transfert d’un dossier d’un cabinet à un autre, y compris ce que chacun conserve comme accès.
Externaliser la comptabilité n’est pas externaliser la direction financière
Confier la tenue et la révision vous donne des comptes justes et des déclarations déposées. Cela ne vous donne pas quelqu’un qui construit un budget, négocie avec la banque, suit un plan de financement ou pilote un besoin en fonds de roulement. Ce sont deux besoins distincts, et les confondre conduit à reprocher au cabinet de ne pas faire un travail qui n’a jamais été commandé. Si votre besoin est celui-là, notre page sur le DAF externalisé décrit ce que recouvre cette autre mission.
Ce que vous continuez de voir
La crainte que l’on nous exprime le plus souvent n’est pas le prix : c’est de perdre la lecture de son activité. Elle est fondée quand l’externalisation se traduit par un bilan reçu six mois après la clôture et rien entre-temps.
Nous fixons donc dans la lettre de mission le rythme de restitution et l’interlocuteur qui suit votre dossier. Une société dont la trésorerie est tendue ou qui suit une marge par affaire a besoin d’un point mensuel. Une structure aux flux réguliers peut se satisfaire d’un rythme trimestriel avec un rendez-vous de clôture. Dans les deux cas, vos comptes restent consultables à tout moment sur l’outil, sans passer par nous.
Ce qui fait varier le prix
Le périmètre confié, le volume de pièces, la qualité de ce qui nous est transmis, la complexité fiscale, la présence d’une paie et le niveau de restitution attendu déterminent la charge, donc les honoraires. La page tarifs d’un expert-comptable explique la construction du devis. Le montant exact figure dans une proposition écrite, après un échange où nous regardons votre activité, vos flux, vos outils, votre équipe et les travaux à reprendre.
Questions fréquentes
Externaliser coûte-t-il moins cher qu’un poste interne ?
Pas mécaniquement, et la comparaison n’est honnête que si l’on compare le même périmètre. Un poste interne couvre souvent des tâches qui ne sont pas de la comptabilité (accueil, administratif, relances) et que le cabinet ne reprendra pas. À l’inverse, un cabinet apporte la révision, la fiscalité et la responsabilité professionnelle, qu’un poste de saisie n’apporte pas. La bonne question est celle du périmètre, pas celle du prix affiché.
Dois-je changer mon logiciel de facturation ?
Dans la plupart des cas, non. Ce qui compte est que les factures émises soient récupérables sous une forme exploitable et que la numérotation soit continue. Nous regardons votre outil avant de proposer quoi que ce soit, et nous ne demandons un changement que lorsqu’il ne permet pas de tenir une obligation.
Qui garde la main sur les paiements ?
Vous. Nous préparons, contrôlons et enregistrons. L’ordre de payer reste chez vous. C’est aussi une règle de bon sens en matière de séparation des rôles.
Que se passe-t-il si je veux réinternaliser plus tard ?
Vos données vous appartiennent et restent exportables. La question pratique est celle des accès et de la reprise des paramétrages : c’est le même travail qu’à l’entrée, dans l’autre sens, et il se prépare de la même manière.
