La technicité de Myne en tant qu’expert-comptable des ESN, sociétés informatiques et éditeurs de logiciels
Myne, cabinet d’expertise comptable et de commissariat aux comptes installé à Paris 17e, accompagne des entreprises de services du numérique, des éditeurs de logiciels et des cabinets de conseil IT, de la création à la cession. Une ESN vit d’un modèle que le droit du travail regarde de près : mettre des consultants à disposition d’un client, dans ses locaux, sur ses outils. Entre la prestation de services licite et le prêt de main-d’œuvre interdit, la frontière tient à la rédaction du contrat et à l’organisation réelle du travail, et ce risque n’apparaît dans aucun bilan.
Nous intervenons sur la comptabilité par affaire et le rattachement du revenu, les déclarations fiscales et le dossier de crédit d’impôt, la paie sous convention Syntec, le cadrage des contrats cadres et des bons de commande, le suivi juridique de la société, et nous préparons la désignation d’un commissaire aux comptes lorsque l’effectif approche des seuils. La donnée d’une ESN naît dans l’outil de saisie des temps et de facturation : nous branchons cette chaîne sur Pennylane, avec Qonto côté flux bancaires.
Honoraires : à partir de 250 € HT/mois pour une SARL ou une SAS de 1 à 5 salariés, et à partir de 500 € HT/mois de 6 à 20 salariés. Bilan, liasse fiscale et déclarations de TVA sont compris dans le forfait ; la paie est facturée à part, 30 € HT par bulletin. Le premier rendez-vous est gratuit, et nos tarifs d’expert-comptable détaillent chaque forfait.
Les caractéristiques de l’activité des ESN et des éditeurs de logiciels
Régie, forfait, licence : trois modèles dans une même société
Le sigle « ESN » recouvre des économies différentes, et une même société en cumule souvent au moins deux. L’assistance technique facture au temps passé sur la base d’un taux journalier : le produit se rattache au mois travaillé, la marge dépend du taux d’occupation, le risque est juridique. Le forfait engage sur un résultat : le produit se rattache à l’avancement, le risque est le dérapage non provisionné. La licence ou l’abonnement est encaissée d’avance et génère des produits constatés d’avance à chaque clôture. Une comptabilité qui n’isole pas ces trois flux ne permet ni de calculer une marge par modèle, ni de justifier un rattachement de produit, ni de valoriser la société : un euro de licence ne vaut pas un euro de régie dans une cession.
Le prêt de main-d’œuvre illicite : le risque qui ne figure pas au bilan
L’article L. 8241-1 du code du travail interdit toute opération à but lucratif ayant pour objet exclusif le prêt de main-d’œuvre, en dehors des cas prévus. L’article L. 8231-1 interdit par ailleurs le marchandage, défini comme toute opération à but lucratif de fourniture de main-d’œuvre causant un préjudice au salarié ou éludant l’application de dispositions légales ou conventionnelles. Les sanctions atteignent deux ans d’emprisonnement et 30 000 € d’amende, portés à cinq ans et 75 000 € lorsque l’infraction est commise à l’égard de plusieurs personnes ou d’une personne vulnérable, et à dix ans et 100 000 € en bande organisée.
Une prestation licite suppose que l’entreprise apporte autre chose que des heures : un savoir-faire propre, une autonomie dans l’exécution, l’encadrement de ses salariés par elle-même, et une rémunération qui ne se réduit pas au décompte des jours multiplié par un taux. C’est dans les contrats cadres et les bons de commande que se joue la requalification : définition de livrables, jalons, compte rendu d’activité distinct du relevé de temps, matérialisation de l’encadrement.
Intercontrat, BFR, provision de congés payés et marge par consultant
Trois postes pèsent sur la trésorerie d’une ESN et n’ont pas d’équivalent dans une PME de services classique. L’intercontrat est du salaire versé sans produit en face : chaque semaine de bench se lit directement en marge. Le besoin en fonds de roulement se creuse mécaniquement en croissance, parce que la paie tombe chaque mois quand les grands comptes règlent au plafond légal : 60 jours à compter de l’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois. Et la provision de congés payés, sur des salaires d’ingénieurs et avec des soldes souvent élevés en fin d’exercice, représente une dette dont l’oubli fausse le résultat de plusieurs points.
Deux indicateurs expliquent presque tout le résultat. Le taux d’occupation (jours facturés sur jours ouvrés disponibles) se pilote par cohorte d’embauche, pas en moyenne. Le TJM net, calculé après remises, jours offerts et pénalités, est presque toujours inférieur au taux affiché.
Convention Syntec : ce qu’elle prévoit vraiment
Contrairement à une idée très répandue, la convention collective nationale des bureaux d’études techniques, des cabinets d’ingénieurs-conseils et des sociétés de conseils du 15 décembre 1987 ne prévoit pas de prime d’ancienneté. Une prime de cette nature ne peut résulter que d’un accord d’entreprise, d’un usage constant ou du contrat de travail : auquel cas elle devient obligatoire pour l’employeur qui l’a instituée. La prime de vacances, elle, existe : l’article 7.3 de la convention impose à l’employeur de réserver chaque année une somme au moins égale à 10 % de la masse globale des indemnités de congés payés acquis, répartie entre les salariés, une partie devant être versée entre le 1er mai et le 31 octobre.
L’avenant du 1er avril 2014 à l’accord de branche du 22 juin 1999 plafonne le forfait jours à 218 jours, impose une convention individuelle écrite précisant la mission et une rémunération au moins égale à 120 % du minimum conventionnel, ainsi qu’un suivi de la charge de travail. Un forfait appliqué à un salarié qui n’en remplit pas les conditions est inopposable, et le rappel porte sur les heures supplémentaires de toute la période non prescrite. Convention de branche, validité des forfaits jours, intercontrat et éléments variables (jours de bench, primes, entrées en cours de mois) forment le périmètre de notre mission de gestion de la paie et d’accompagnement RH.
Activités voisines : éditeur, studio au forfait, freelance
Un éditeur qui vend des abonnements ne pilote pas un taux d’occupation mais un revenu récurrent : la reconnaissance du revenu, l’activation des développements et le régime à 10 % des logiciels y prennent le pas sur la marge par consultant. Notre page start-up et édition de logiciels traite ces sujets. Un studio ou un cabinet de conseil qui travaille au forfait a pour difficulté centrale l’avancement des travaux et la perte à terminaison. Nos pages services informatiques et développement d’applications mobiles détaillent ces points. Enfin, si vous facturez vos propres jours sans salarié, les questions deviennent le choix du statut, le taux journalier net et la dépendance à un donneur d’ordre unique. Notre page freelance détaille ce point.
Décrivez votre activité, vos sources de revenus et la difficulté du moment. Notre équipe vous répond sous 24 h ouvrées.
Le régime fiscal et social des ESN : statut, fiscalité de l’innovation et transmission
Choix du statut et financement du BFR de démarrage
Le choix entre SAS et SARL se joue sur trois points pour une ESN : le nombre d’associés, l’intention d’ouvrir le capital à des investisseurs ou à des consultants clés, et le coût social du dirigeant, assimilé salarié en SAS et travailleur non salarié en SARL lorsqu’il est gérant majoritaire. Notre comparatif SAS ou SARL reprend ces critères et la procédure de transformation lorsque la forme initiale ne convient plus. Une ESN qui recrute avant d’encaisser a besoin d’un plan de financement du décalage, pas seulement d’un compte de résultat prévisionnel : notre guide du business plan et notre modèle de plan de trésorerie permettent de chiffrer mois par mois l’écart entre les salaires versés et les règlements clients.
CIR, CII et le piège de la R&D facturée au client
Le taux du CIR reste de 30 % jusqu’à 100 M€ de dépenses et de 5 % au-delà, mais la loi de finances pour 2025 a ramené le forfait de frais de fonctionnement de 43 % à 40 % des dépenses de personnel et supprimé le régime des jeunes docteurs, pour les dépenses exposées à compter du 15 février 2025. Le CII, prorogé jusqu’au 31 décembre 2027, est passé de 30 % à 20 % pour les dépenses exposées à compter du 1er janvier 2025, dans la limite de 400 000 € de dépenses par an.
Des travaux réalisés pour un client et facturés à ce client ne sont pas de la recherche de l’ESN : ils appartiennent au donneur d’ordre. Le CIR d’une ESN porte sur ses travaux internes (outillage, socle technique, produit) et sur la sous-traitance agréée qu’elle réalise pour le compte d’un donneur d’ordre, avec les règles de déduction correspondantes. Confondre les deux expose à la remise en cause du crédit d’impôt.
Activation des développements, régime à 10 % et statut JEI
Les coûts des études préliminaires restent en charges. Une solution informatique produite par l’entité est comptabilisée à l’actif à son coût de production dès lors que six critères sont réunis, dont l’évaluation fiable des dépenses attribuables, donc un suivi des temps par projet. Activer soutient les capitaux propres avant une levée ou une négociation bancaire, mais crée un actif à tester et à défendre si le produit est abandonné.
L’article 238 du CGI permet d’imposer à 10 % les revenus de cession ou de concession de logiciels protégés par le droit d’auteur et de brevets, après application d’un ratio traduisant la part de recherche réellement conduite par l’entreprise. Ce régime concerne toute ESN qui a fait basculer une brique interne en produit vendu sur catalogue. Le statut de jeune entreprise innovante suppose une entreprise de moins de huit ans, un volume minimal de dépenses de recherche et une indépendance du capital. L’exonération d’impôt sur les bénéfices ne s’applique plus aux entreprises créées depuis le 1er janvier 2024, l’avantage est désormais social. Le rescrit prévu au 4° de l’article L. 80 B du livre des procédures fiscales fige la position, l’administration devant répondre dans les trois mois, son silence valant accord.
Fidéliser les consultants clés : BSPCE et actions gratuites
Les BSPCE relèvent de l’article 163 bis G du CGI et supposent que la société remplisse les conditions d’éligibilité à la date d’attribution. Les actions gratuites n’ont pas ces conditions mais emportent une contribution patronale à budgéter au moment de la décision. Notre comparatif de la fiscalité des BSA, BSPCE et actions gratuites met les trois dispositifs en regard et détaille le traitement social de chacun.
Cession, transmission ou croissance externe
L’acquéreur regarde la récurrence réelle du carnet, la concentration du chiffre d’affaires sur quelques donneurs d’ordre, le taux d’occupation historique, le turnover des consultants et, systématiquement, l’exposition à la requalification des contrats de régie. Préparer une sortie, c’est d’abord rendre le résultat lisible deux exercices à l’avance : normalisation des charges non récurrentes et de la rémunération du dirigeant, apurement des comptes courants d’associés, vérification que les contrats clients restent cessibles sans accord préalable, clarification de la propriété du code lorsque l’ESN édite. Notre méthode de calcul de l’EBITDA normatif détaille les retraitements que l’acquéreur opérera de toute façon. L’interposition d’une holding avant la cession et l’arbitrage entre dividendes et plus-value se décident en amont, la chronologie des opérations conditionnant le régime applicable.
Une ESN grandit par l’effectif : chaque consultant recruté rapproche des seuils légaux de désignation d’un commissaire aux comptes, et le chiffre d’affaires suit dans le même mouvement. Ce ne peut pas être le cabinet qui tient votre comptabilité : Myne exerce les deux métiers, mais jamais pour la même entité. Notre page sur la mission du commissaire aux comptes précise quand la désignation devient obligatoire.
La TVA et les particularités fiscales des prestations informatiques
TVA des prestations internationales
Prestation à un preneur assujetti établi dans un autre État membre : autoliquidation chez le preneur, facture hors taxe avec mention de l’autoliquidation et dépôt de l’état récapitulatif des services. Prestation hors Union : hors champ français. Sous-traitance auprès d’un prestataire étranger : autoliquidation par l’ESN elle-même. Notre guide sur la TVA intracommunautaire précise comment vérifier un numéro de preneur dans la base VIES avant de facturer hors taxe, et quelles déclarations accompagnent ces opérations.
Facturation électronique : les ESN en première ligne
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent être en capacité de recevoir des factures électroniques. L’obligation d’émettre s’étend aux PME et microentreprises au 1er septembre 2027. Les ESN sont particulièrement exposées : facturation mensuelle sur bons de commande, comptes rendus d’activité à annexer, sous-traitance en cascade. Deux décisions concrètes en découlent : le choix d’une plateforme agréée, qui doit accepter les pièces annexées à la facture et gérer la sous-traitance en cascade, et le traitement des prestations facturées hors de France, qui relèvent de l’e-reporting et non du circuit de facturation entre assujettis français.
Liens utiles
- Code du travail, article L. 8241-1 : prêt illicite de main-d’œuvre, sanctions à l’article L. 8243-1 ; article L. 8231-1 : marchandage, sanctions à l’article L. 8234-1.
- Convention collective nationale des bureaux d’études techniques, des cabinets d’ingénieurs-conseils et des sociétés de conseils du 15 décembre 1987.
- Code de commerce, article L. 441-10 : délais de paiement plafonds.
- Loi n° 2025-127 du 14 février 2025 de finances pour 2025, art. 55 à 58 : aménagements du CIR et du CII.
- CGI, article 244 quater B : crédit d’impôt recherche et, au k de son II, crédit d’impôt innovation.
- CGI, article 238 et BOI-BIC-BASE-110 : imposition à 10 % des revenus de logiciels protégés et de brevets.
- CGI, article 163 bis G : bons de souscription de parts de créateur d’entreprise.
- Plan comptable général, articles 611-1 à 611-8 : comptabilisation des solutions informatiques produites par l’entité (règlement ANC n° 2022-06, exercices ouverts à compter du 1er janvier 2025).
- Code de commerce, article L. 227-9-1 et décret n° 2024-152 du 28 février 2024 : seuils de nomination d’un commissaire aux comptes.
Questions courantes sur la gestion d’une ESN et d’un éditeur de logiciels
La convention Syntec prévoit-elle une prime d’ancienneté ?
Non. La convention collective des bureaux d’études techniques ne prévoit pas de prime d’ancienneté. Une telle prime ne peut résulter que d’un accord d’entreprise, d’un usage constant ou du contrat de travail. Elle prévoit en revanche une prime de vacances d’au moins 10 % de la masse globale des indemnités de congés payés.
Comment éviter le prêt de main-d’œuvre illicite avec des consultants ou des freelances ?
En apportant autre chose que des heures. Quatre correctifs concrets : définir des livrables contractuels au lieu d’une simple mise à disposition, produire un compte rendu de mission distinct du relevé de temps, matérialiser et facturer l’encadrement de vos consultants par vos propres managers, et différencier vos taux de marge selon la valeur apportée. Une facturation exclusivement au jour travaillé, sans livrable et sans management interne, réunit tous les indices du prêt de main-d’œuvre.
Quelles sont les sanctions du prêt de main-d’œuvre illicite ?
Deux ans d’emprisonnement et 30 000 € d’amende, portés à cinq ans et 75 000 € lorsque l’infraction est commise à l’égard de plusieurs personnes ou d’une personne vulnérable, et à dix ans et 100 000 € en bande organisée. S’y ajoutent, côté ESN, un rappel de cotisations sur les périodes non prescrites, et côté client donneur d’ordre, la solidarité financière : raison pour laquelle les grands comptes examinent ce point en référencement.
Régie ou forfait : quelles conséquences comptables ?
En régie, le produit se rattache au mois travaillé : la comptabilité est simple et le risque est juridique. Au forfait, il faut trancher entre achèvement et avancement, tenir des travaux en cours, réévaluer un reste à faire à chaque clôture et provisionner intégralement une perte à terminaison dès qu’elle est probable. Le forfait déplace le risque du droit du travail vers la comptabilité.
Mon ESN est-elle éligible au crédit d’impôt recherche ?
Elle l’est pour ses travaux internes présentant une incertitude scientifique ou technique (socle technique, outillage, produit) et pour la sous-traitance agréée réalisée pour un donneur d’ordre. Elle ne l’est pas pour des développements réalisés et facturés à un client : ces travaux appartiennent au client, et les inclure dans l’assiette expose à la remise en cause du crédit d’impôt. Le calcul et le remboursement sont détaillés dans notre guide du crédit d’impôt recherche et du CII pour les start-up.
Faut-il immobiliser les développements internes ?
Ce n’est pas une option : dès que les six critères de l’article 611-3 sont réunis, dont l’évaluation fiable des dépenses attribuables, donc un suivi des temps, la solution informatique est comptabilisée à l’actif à son coût de production. Activer soutient les capitaux propres. Passer en charges simplifie et évite d’avoir à défendre un actif si le produit est abandonné. Le choix devient une méthode permanente.
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Deux contrats clients (un en régie, un au forfait) et l’état de vos projets en cours suffisent à situer votre risque de requalification et à vérifier que vos produits sont rattachés au bon exercice. Un contrat de régie bien rédigé coûte quelques heures. Une requalification porte sur toutes les périodes non prescrites. Contactez le cabinet.
Mise à jour le 18 septembre 2026.
