Vous voulez embaucher, et deux questions bloquent : combien ce poste va réellement coûter chaque mois, et quelles formalités ne peuvent pas être ratées le jour de l’entrée. Myne traite ces deux points pour des employeurs établis à Paris et en Île-de-France.
Une précision d’emblée, parce qu’elle évite un malentendu : le cabinet ne recrute pas à votre place. Nous ne diffusons pas d’annonce, ne sélectionnons pas de candidatures et ne conduisons pas d’entretiens. La mission porte sur le chiffrage du poste, la formalisation du contrat et l’exécution des formalités d’entrée.
Chiffrer le poste avant de s’engager
Le brut annoncé au candidat n’est pas ce que le poste coûte, et la différence n’est pas seulement celle des cotisations patronales. Entrent aussi dans le calcul les avantages en nature envisagés, la mutuelle et la prévoyance, la participation au transport, les charges liées à la convention collective applicable, et les congés payés qui se provisionnent au fil de l’année.
Il faut aussi tenir compte de ce qui n’apparaît nulle part au premier mois : le coût d’une rupture éventuelle en fin de période d’essai, celui d’une absence, et le décalage de trésorerie entre le versement du salaire et le paiement des cotisations.
Nous produisons ce chiffrage avant la décision, avec les hypothèses écrites, pour qu’il puisse être comparé à d’autres options : sous-traitance, temps partiel, apprentissage. Si vous raisonnez à partir du net que vous voulez promettre au candidat, notre simulateur de conversion du brut en net permet de faire le chemin inverse pour un cas simple. Pour calculer le budget d’une embauche avant de recevoir notre chiffrage, notre simulateur du coût employeur part du brut envisagé, ou du budget mensuel disponible, et renvoie le coût total, les cotisations et le net. Le tableau des taux de cotisations sociales en vigueur donne la base de ce calcul.
La convention collective décide plus que vous ne le pensez
Avant de fixer une rémunération, il faut savoir quelle convention s’applique à votre activité et à quelle classification correspond le poste. Cette classification détermine un minimum conventionnel, parfois une prime obligatoire, une durée de préavis, et des garanties de prévoyance.
Retenir une classification inexacte ne se voit pas tout de suite : cela ressort lors d’une revalorisation de branche, d’un contrôle, ou d’un litige, sous forme d’un rappel de salaire assorti des cotisations correspondantes, sur toute la période concernée. C’est la vérification la moins spectaculaire de cette mission et celle qui évite les rattrapages les plus lourds.
Les formalités d’entrée, dans l’ordre
Les règles ci-dessous sont celles applicables au 7 septembre 2026.
La déclaration préalable à l’embauche est adressée à l’Urssaf (à la MSA pour le régime agricole) avant la prise de fonction ou le début de la période d’essai, et au plus tôt dans les huit jours qui précèdent la date d’embauche. C’est une formalité qui ne se rattrape pas : elle est préalable par définition.
Le contrat de travail se prépare en parallèle, avec les mentions attendues et la cohérence entre la classification, la rémunération et le temps de travail.
L’employeur doit ensuite remettre au salarié une information écrite sur les principaux éléments de la relation de travail dans les sept jours calendaires (identité des parties, lieu de travail, poste, date d’embauche, durée du contrat, période d’essai, rémunération, horaires), puis un second bloc dans le mois : droits à formation, calcul des congés payés, procédure applicable en cas de rupture, convention collective, régimes de protection sociale.
S’y ajoutent l’inscription au registre unique du personnel, l’affiliation à la retraite complémentaire Agirc-Arrco et à la mutuelle, et l’organisation de la visite d’information et de prévention.
Si c’est votre premier salarié
La première embauche fait de vous un employeur, ce qui déclenche des obligations qui ne dépendent plus du salarié en question : ouverture des comptes auprès des organismes, mise en place d’une complémentaire santé collective, affichages obligatoires, document unique d’évaluation des risques, et une déclaration sociale mensuelle qui devient une échéance permanente.
Beaucoup de dirigeants découvrent ces obligations après coup, parce qu’ils ont raisonné sur le seul contrat. Nous les listons avant la date d’entrée, avec ce qui doit être en place ce jour-là et ce qui peut suivre.
Sur les aides à l’embauche, nous vérifions ce qui s’applique à votre situation au moment où vous recrutez. Ces dispositifs changent souvent et leurs conditions sont précises : nous ne les annonçons qu’après avoir vérifié le texte en vigueur à la date de l’embauche.
Ce qui se décide à l’embauche et se contrôle des années plus tard
Véhicule mis à disposition, téléphone, ordinateur utilisé aussi à titre personnel, remboursement de frais au réel ou au forfait, prise en charge des repas : ces choix se font au moment de l’embauche, souvent oralement, et se retrouvent des années après dans un contrôle. Ce ne sont pas des sujets complexes, ce sont des sujets non documentés.
Nous indiquons dès le départ ce qui doit figurer au contrat, ce qui se déclare en paie et ce qu’il faut conserver comme justificatif. Nos points de vigilance en cas de contrôle URSSAF reprennent les postes qui sont le plus souvent examinés.
Après l’entrée
Une fois le salarié en poste, le sujet devient mensuel : bulletins, déclaration sociale nominative, variables, absences, revalorisations. C’est une autre mission, décrite sur notre page consacrée à l’externalisation de la paie et à l’accompagnement RH, qui précise notamment le circuit de transmission des variables et ce que l’employeur doit pouvoir vérifier lui-même.
Vous pouvez nous confier l’embauche seule, si votre paie est tenue ailleurs. Nous transmettons alors au gestionnaire en place les éléments d’ouverture du dossier.
Honoraires
Le chiffrage préalable et les formalités d’entrée se facturent à l’acte, indépendamment d’un éventuel contrat de paie. Le montant dépend du type de contrat, de l’existence ou non d’une convention collective déjà identifiée, et de votre situation : une première embauche comprend la mise en place des obligations d’employeur, qui ne se répète pas ensuite. Nous chiffrons après un échange sur le poste envisagé, dans une proposition écrite.
Questions fréquentes
CDI, CDD ou alternance : que choisir ?
Le CDD n’est possible que dans les cas prévus par la loi et pour une durée encadrée : recourir au CDD parce qu’on hésite n’en fait pas partie, et une requalification coûte cher. L’alternance a un coût réduit mais suppose un tuteur disponible et un rythme de présence discontinu. Nous chiffrons les options envisageables au regard de votre besoin réel, mais le choix se fait d’abord sur la nature du besoin, pas sur le coût.
Peut-on embaucher quelqu’un avant d’avoir mis en place la mutuelle ?
La complémentaire santé collective est une obligation de l’employeur, et elle doit être en place à l’entrée du salarié. C’est l’un des points qui prennent le plus de temps quand on s’y prend au dernier moment, parce qu’il suppose un acte fondateur et un contrat souscrit.
Que se passe-t-il si nous nous séparons pendant la période d’essai ?
La rupture pendant l’essai obéit à un délai de prévenance qui dépend du temps de présence, et elle donne lieu à un solde de tout compte et aux documents de fin de contrat. Ce n’est pas parce que la période d’essai est prévue au contrat que la sortie est sans formalisme.
Et si je ne trouve pas de candidat ?
C’est précisément ce que cette mission ne traite pas. Nous intervenons quand vous avez identifié la personne, ou quand vous voulez savoir avant de chercher si le poste est finançable.
