Expert-comptable pour ESN à Paris
Plus de 1 000 entreprises accompagnées
- Marge par consultant suivie chaque mois, intercontrat compris
- Contrats freelances et régie vérifiés contre le prêt de main-d’œuvre illicite
- Votre paie Syntec tenue : forfait jours, modalités, prime de vacances
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Ce que fait un expert-comptable pour une ESN
Nous tenons vos comptes, établissons la paie Syntec, suivons la marge consultant par consultant et sécurisons vos contrats de régie et de sous-traitance freelance.
Comptabilité par affaire
Nous rattachons les produits au bon exercice selon le modèle et établissons bilan, liasse et déclarations de TVA.
Paie Syntec
Nous contrôlons forfaits jours, intercontrat et éléments variables à chaque bulletin.
Marge par consultant
Taux d’occupation et TJM net suivis par cohorte plutôt qu’en moyenne.
Contrats et freelances
Nous relisons contrats cadres et bons de commande pour écarter le risque de prêt de main-d’œuvre.
CIR et CII
Assiette limitée aux travaux internes et à la sous-traitance agréée, sans la R&D facturée au client.
Outils connectés
Saisie des temps et facturation branchées sur Pennylane, flux bancaires sur Qonto.
Lire le détail : ce que couvre la mission
Nous suivons des entreprises de services du numérique, des éditeurs de logiciels et des cabinets de conseil IT, de leur création à leur cession. Une ESN vit d’un modèle que le droit du travail regarde de près : mettre des consultants à disposition d’un client, dans ses locaux, sur ses outils. Entre la prestation de services licite et le prêt de main-d’œuvre interdit, la frontière tient à la rédaction du contrat et à l’organisation réelle du travail, et ce risque n’apparaît dans aucun bilan.
Nous intervenons sur la comptabilité par affaire et le rattachement du revenu, les déclarations fiscales et le dossier de crédit d’impôt, la paie sous convention Syntec, le cadrage des contrats cadres et des bons de commande, le suivi juridique de la société, et nous préparons la désignation d’un commissaire aux comptes lorsque l’effectif approche des seuils. La donnée d’une ESN naît dans l’outil de saisie des temps et de facturation : nous branchons cette chaîne sur Pennylane, avec Qonto côté flux bancaires.
Régie, forfait ou licence : chaque modèle a sa comptabilité
En régie, le produit se rattache au mois travaillé ; au forfait, il se reconnaît à l’avancement ou à l’achèvement ; la licence ou l’abonnement encaissé d’avance génère des produits constatés d’avance à chaque clôture.
Assistance technique en régie
Vous facturez au temps passé sur un taux journalier. La marge dépend du taux d’occupation, le risque est juridique.
Forfait
Vous vous engagez sur un résultat, le produit suit l’avancement. Le risque est le dérapage non provisionné.
Licence ou abonnement
Encaissée d’avance, elle se répartit sur la durée du contrat et pèse plus lourd dans une valorisation.
Le sigle « ESN » recouvre des économies différentes, et une même société en cumule souvent au moins deux. L’assistance technique facture au temps passé sur la base d’un taux journalier : le produit se rattache au mois travaillé, la marge dépend du taux d’occupation, le risque est juridique. Le forfait engage sur un résultat : le produit se rattache à l’avancement, le risque est le dérapage non provisionné. La licence ou l’abonnement est encaissée d’avance et génère des produits constatés d’avance à chaque clôture. Sans isoler ces trois flux, impossible de calculer une marge par modèle, de justifier un rattachement de produit ou de valoriser la société : un euro de licence ne vaut pas un euro de régie dans une cession.
Marge par consultant et intercontrat
La marge d’un consultant se lit sur le TJM réellement facturé, son coût chargé et les jours vendus ; l’intercontrat et la provision de congés payés se suivent comme des coûts, mois par mois.
- TJM netTaux affiché diminué des remises, jours offerts et pénalités.
- Jours vendusTaux d’occupation : jours facturés sur jours ouvrés disponibles, suivi par cohorte d’embauche.
- IntercontratSalaire versé sans produit en face : chaque semaine de bench se lit en marge.
- Congés payésProvision sur des salaires d’ingénieurs, dont l’oubli fausse le résultat.
Trois postes pèsent sur la trésorerie d’une ESN et n’ont pas d’équivalent dans une PME de services classique. L’intercontrat est du salaire versé sans produit en face : chaque semaine de bench se lit directement en marge. Le besoin en fonds de roulement se creuse mécaniquement en croissance, parce que la paie tombe chaque mois quand les grands comptes règlent au plafond légal : 60 jours à compter de l’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois. Et la provision de congés payés, sur des salaires d’ingénieurs et avec des soldes souvent élevés en fin d’exercice, est une dette dont l’oubli fausse le résultat de plusieurs points.
Deux indicateurs expliquent presque tout le résultat. Le taux d’occupation (jours facturés sur jours ouvrés disponibles) se pilote par cohorte d’embauche plutôt qu’en moyenne. Le TJM net, calculé après remises, jours offerts et pénalités, est presque toujours inférieur au taux affiché.
Freelances et régie : éviter le prêt de main-d’œuvre illicite
Une prestation est licite quand l’ESN apporte un savoir-faire propre et garde l’encadrement de ses consultants ; une facturation au seul jour travaillé, sans livrable ni management interne, réunit les indices du prêt de main-d’œuvre.
L’article L. 8241-1 du code du travail interdit toute opération à but lucratif ayant pour objet exclusif le prêt de main-d’œuvre, en dehors des cas prévus. L’article L. 8231-1 interdit aussi le marchandage, défini comme toute opération à but lucratif de fourniture de main-d’œuvre causant un préjudice au salarié ou éludant l’application de dispositions légales ou conventionnelles. Les sanctions atteignent deux ans d’emprisonnement et 30 000 € d’amende, portés à cinq ans et 75 000 € lorsque l’infraction est commise à l’égard de plusieurs personnes ou d’une personne vulnérable, et à dix ans et 100 000 € en bande organisée.
Une prestation licite suppose que l’entreprise apporte autre chose que des heures : un savoir-faire propre, une autonomie dans l’exécution, l’encadrement de ses salariés par elle-même, et une rémunération qui ne se réduit pas au décompte des jours multiplié par un taux. C’est dans les contrats cadres et les bons de commande que se joue la requalification : définition de livrables, jalons, compte rendu d’activité distinct du relevé de temps, matérialisation de l’encadrement.
Paie Syntec : forfait jours, prime de vacances, ancienneté
La convention Syntec encadre le forfait jours et prévoit une prime de vacances ; elle ne prévoit pas de prime d’ancienneté.
Ce que la convention ne prévoit pas
- Aucune prime d’ancienneté dans le texte de branche
- Une telle prime ne naît que d’un accord d’entreprise, d’un usage constant ou du contrat de travail
- Une fois instituée, elle devient obligatoire pour l’employeur
Ce que la convention impose
- Prime de vacances d’au moins 10 % de la masse globale des indemnités de congés payés
- Forfait jours plafonné à 218 jours, avec convention individuelle écrite
- Rémunération au moins égale à 120 % du minimum conventionnel et suivi de la charge de travail
Lire le détail : convention Syntec et forfait jours
La convention collective nationale des bureaux d’études techniques, des cabinets d’ingénieurs-conseils et des sociétés de conseils du 15 décembre 1987 ne prévoit pas de prime d’ancienneté. Une prime de cette nature ne peut résulter que d’un accord d’entreprise, d’un usage constant ou du contrat de travail : auquel cas elle devient obligatoire pour l’employeur qui l’a instituée. La prime de vacances, elle, existe : l’article 7.3 de la convention impose à l’employeur de réserver chaque année une somme au moins égale à 10 % de la masse globale des indemnités de congés payés acquis, répartie entre les salariés, une partie devant être versée entre le 1er mai et le 31 octobre.
L’avenant du 1er avril 2014 à l’accord de branche du 22 juin 1999 plafonne le forfait jours à 218 jours, impose une convention individuelle écrite précisant la mission et une rémunération au moins égale à 120 % du minimum conventionnel, ainsi qu’un suivi de la charge de travail. Un forfait appliqué à un salarié qui n’en remplit pas les conditions est inopposable, et le rappel porte sur les heures supplémentaires de toute la période non prescrite. Convention de branche, validité des forfaits jours, intercontrat et éléments variables (jours de bench, primes, entrées en cours de mois) forment le périmètre de notre mission de gestion de la paie et d’accompagnement RH.
CIR, CII et JEI : ce qu’une ESN peut réellement obtenir
Une ESN n’est éligible au CIR que pour ses travaux internes et la sous-traitance agréée ; les développements réalisés et facturés au client appartiennent au client.
- 30 %Taux du CIR jusqu’à 100 M€ de dépenses, 5 % au-delà
- 20 %Taux du CII pour les dépenses exposées depuis le 1er janvier 2025
- 400 000 €Plafond annuel de dépenses retenu pour le CII
- 10 %Imposition des revenus de logiciels protégés et de brevets, article 238 du CGI
Lire le détail : CIR, CII, activation et JEI
CIR, CII et le piège de la R&D facturée au client
Le taux du CIR reste de 30 % jusqu’à 100 M€ de dépenses et de 5 % au-delà, mais la loi de finances pour 2025 a ramené le forfait de frais de fonctionnement de 43 % à 40 % des dépenses de personnel et supprimé le régime des jeunes docteurs, pour les dépenses exposées à compter du 15 février 2025. Le CII, prorogé jusqu’au 31 décembre 2027, est passé de 30 % à 20 % pour les dépenses exposées à compter du 1er janvier 2025, dans la limite de 400 000 € de dépenses par an.
Des travaux réalisés pour un client et facturés à ce client ne sont pas de la recherche de l’ESN : ils appartiennent au donneur d’ordre. Le CIR d’une ESN porte sur ses travaux internes (outillage, socle technique, produit) et sur la sous-traitance agréée qu’elle réalise pour le compte d’un donneur d’ordre, avec les règles de déduction correspondantes. Confondre les deux expose à la remise en cause du crédit d’impôt.
Activation des développements, régime à 10 % et statut JEI
Les coûts des études préliminaires restent en charges. Une solution informatique produite par l’entité est comptabilisée à l’actif à son coût de production dès lors que six critères sont réunis, dont l’évaluation fiable des dépenses attribuables, donc un suivi des temps par projet. Activer soutient les capitaux propres avant une levée ou une négociation bancaire, mais crée un actif à tester et à défendre si le produit est abandonné.
L’article 238 du CGI ouvre une imposition à 10 % des revenus de cession ou de concession de logiciels protégés par le droit d’auteur et de brevets, après application d’un ratio traduisant la part de recherche réellement conduite par l’entreprise. Ce régime concerne toute ESN qui a fait basculer une brique interne en produit vendu sur catalogue. Le statut de jeune entreprise innovante suppose une entreprise de moins de huit ans, un volume minimal de dépenses de recherche et une indépendance du capital. L’exonération d’impôt sur les bénéfices ne s’applique plus aux entreprises créées depuis le 1er janvier 2024, l’avantage est désormais social. Le rescrit prévu au 4° de l’article L. 80 B du livre des procédures fiscales fige la position, l’administration devant répondre dans les trois mois, son silence valant accord.
Trésorerie et BFR : tenir avec des clients payés à 60 jours
Une ESN paie ses consultants chaque mois mais ses grands comptes règlent au plafond légal, 60 jours après la facture ou 45 jours fin de mois : le besoin en fonds de roulement se chiffre avant d’embaucher.
Embauche
Le consultant est payé dès son premier mois, avant toute facture.
Mission
Les jours travaillés sont relevés dans l’outil de saisie des temps.
Facture
Émise en fin de mois sur le bon de commande, avec le compte rendu d’activité.
Encaissement
Jusqu’à 60 jours après la facture : l’écart avec la paie se finance.
Lire le détail : statut SAS ou SARL et plan de trésorerie
Choix du statut et financement du BFR de démarrage
Le choix entre SAS et SARL se joue sur trois points pour une ESN : le nombre d’associés, l’intention d’ouvrir le capital à des investisseurs ou à des consultants clés, et le coût social du dirigeant, assimilé salarié en SAS et travailleur non salarié en SARL lorsqu’il est gérant majoritaire. Notre comparatif SAS ou SARL reprend ces critères et la procédure de transformation lorsque la forme initiale ne convient plus. Une ESN qui recrute avant d’encaisser a besoin d’un plan de financement du décalage en plus d’un compte de résultat prévisionnel : notre guide du business plan et notre modèle de plan de trésorerie chiffrent mois par mois l’écart entre les salaires versés et les règlements clients.
TVA des prestations informatiques et facturation électronique
Une prestation à un preneur assujetti d’un autre État membre est autoliquidée par le client ; hors Union, elle est hors champ ; depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise doit pouvoir recevoir des factures électroniques.
Client dans l’Union
Facture hors taxe avec mention de l’autoliquidation, puis état récapitulatif des services.
Client hors Union
Prestation hors champ de la TVA française, déclarée en e-reporting.
Sous-traitant étranger
L’ESN autoliquide elle-même la TVA sur la prestation reçue.
Lire le détail : TVA internationale et facture électronique
TVA des prestations internationales
Pour un preneur assujetti établi dans un autre État membre, la TVA est autoliquidée par le preneur : vous facturez hors taxe, avec mention de l’autoliquidation, et déposez l’état récapitulatif des services. Une prestation hors Union est hors champ français. Si vous sous-traitez à un prestataire étranger, c’est vous qui autoliquidez. Notre guide sur la TVA intracommunautaire précise comment vérifier un numéro de preneur dans la base VIES avant de facturer hors taxe, et quelles déclarations accompagnent ces opérations.
Facturation électronique : les ESN en première ligne
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. L’obligation d’émettre s’étend aux PME et microentreprises au 1er septembre 2027. Les ESN sont particulièrement exposées : facturation mensuelle sur bons de commande, comptes rendus d’activité à annexer, sous-traitance en cascade. Deux décisions concrètes en découlent : le choix d’une plateforme agréée, qui doit accepter les pièces annexées à la facture et gérer la sous-traitance en cascade, et le traitement des prestations facturées hors de France, qui relèvent de l’e-reporting et non du circuit de facturation entre assujettis français.
Fidéliser, grandir, céder : BSPCE, commissaire aux comptes et sortie
L’acquéreur d’une ESN regarde la récurrence du carnet, la concentration du chiffre d’affaires, le turnover des consultants et l’exposition à la requalification des contrats de régie : la sortie se prépare deux exercices à l’avance.
Fidéliser les consultants clés : BSPCE et actions gratuites
Les BSPCE relèvent de l’article 163 bis G du CGI et supposent que la société remplisse les conditions d’éligibilité à la date d’attribution. Les actions gratuites n’ont pas ces conditions mais emportent une contribution patronale à budgéter au moment de la décision. Notre comparatif de la fiscalité des BSA, BSPCE et actions gratuites met les trois dispositifs en regard et détaille le traitement social de chacun.
Cession, transmission ou croissance externe
L’acquéreur regarde la récurrence réelle du carnet, la concentration du chiffre d’affaires sur quelques donneurs d’ordre, le taux d’occupation historique, le turnover des consultants et, systématiquement, l’exposition à la requalification des contrats de régie. Préparer une sortie, c’est d’abord rendre le résultat lisible deux exercices à l’avance : normalisation des charges non récurrentes et de la rémunération du dirigeant, apurement des comptes courants d’associés, vérification que les contrats clients restent cessibles sans accord préalable, clarification de la propriété du code lorsque l’ESN édite. Notre méthode de calcul de l’EBITDA normatif détaille les retraitements que l’acquéreur opérera de toute façon. L’interposition d’une holding avant la cession et l’arbitrage entre dividendes et plus-value se décident en amont, la chronologie des opérations conditionnant le régime applicable.
Une ESN grandit par l’effectif : chaque consultant recruté rapproche des seuils légaux de désignation d’un commissaire aux comptes, et le chiffre d’affaires suit dans le même mouvement. Ce ne peut pas être le cabinet qui tient votre comptabilité : nous exerçons les deux métiers, mais pas pour la même entité. Notre page sur la mission du commissaire aux comptes précise quand la désignation devient obligatoire.
Comment se passe votre arrivée chez Myne
Après un premier rendez-vous gratuit, nous reprenons le dossier auprès de l’ancien cabinet, puis connectons vos outils de facturation et de banque.
Premier rendez-vous
Gratuit, il porte sur votre modèle de facturation, votre effectif, votre recours aux freelances et votre crédit d’impôt en cours.
Reprise du dossier
Nous récupérons soldes et déclarations auprès du cabinet sortant.
Connexion des outils
Saisie des temps et facturation branchées sur Pennylane, banque sur Qonto.
Suivi mensuel
Chaque mois, paie Syntec, TVA et marge par consultant ; à la clôture, bilan et liasse.
Honoraires d’un expert-comptable pour ESN
Notre forfait démarre à 250 € HT par mois pour une SARL ou une SAS de 1 à 5 salariés et à 500 € HT de 6 à 20 salariés ; la paie est facturée 30 € HT par bulletin.
Forfait ESNà partir de 250 € HT/moisPour une SARL ou une SAS de 1 à 5 salariés, et à partir de 500 € HT/mois de 6 à 20 salariés. Bilan, liasse fiscale et déclarations de TVA sont compris dans le forfait ; la paie est facturée à part, 30 € HT par bulletin. Le premier rendez-vous est gratuit.
Le prix dépend de l’effectif, du nombre de bulletins Syntec, du recours aux freelances et d’un éventuel dossier de crédit d’impôt. Nos tarifs d’expert-comptable détaillent chaque forfait.
Expert-comptable pour ESN : les réponses à vos questions
Faut-il un expert-comptable spécialisé pour une ESN ?
Ce n’est pas obligatoire, mais la régie, la convention Syntec et le recours aux freelances posent des questions qu’un cabinet généraliste traite rarement. Une erreur sur ces points se paie en requalification ou en rappel de cotisations.
Combien coûte un expert-comptable pour une ESN ?
Chez Myne, à partir de 250 € HT par mois pour une SARL ou une SAS de 1 à 5 salariés, et à partir de 500 € HT par mois de 6 à 20 salariés. Bilan, liasse fiscale et déclarations de TVA sont compris ; la paie est facturée 30 € HT par bulletin.
La convention Syntec prévoit-elle une prime d'ancienneté ?
Non. La convention collective des bureaux d’études techniques ne prévoit pas de prime d’ancienneté. Une telle prime ne peut résulter que d’un accord d’entreprise, d’un usage constant ou du contrat de travail. Elle prévoit en revanche une prime de vacances d’au moins 10 % de la masse globale des indemnités de congés payés.
Comment éviter le prêt de main-d'œuvre illicite avec des consultants ou des freelances ?
En apportant autre chose que des heures. Quatre correctifs concrets : définir des livrables contractuels au lieu d’une simple mise à disposition, produire un compte rendu de mission distinct du relevé de temps, matérialiser et facturer l’encadrement de vos consultants par vos propres managers, et différencier vos taux de marge selon la valeur apportée. Une facturation exclusivement au jour travaillé, sans livrable et sans management interne, réunit tous les indices du prêt de main-d’œuvre.
Quelles sont les sanctions du prêt de main-d'œuvre illicite ?
Deux ans d’emprisonnement et 30 000 € d’amende, portés à cinq ans et 75 000 € lorsque l’infraction est commise à l’égard de plusieurs personnes ou d’une personne vulnérable, et à dix ans et 100 000 € en bande organisée. S’y ajoutent, côté ESN, un rappel de cotisations sur les périodes non prescrites, et côté client donneur d’ordre, la solidarité financière, c’est pourquoi les grands comptes examinent ce point en référencement.
Régie ou forfait : quelles conséquences comptables ?
En régie, le produit se rattache au mois travaillé : la comptabilité est simple et le risque est juridique. Au forfait, il faut trancher entre achèvement et avancement, tenir des travaux en cours, réévaluer un reste à faire à chaque clôture et provisionner intégralement une perte à terminaison dès qu’elle est probable. Le forfait déplace le risque du droit du travail vers la comptabilité.
Mon ESN est-elle éligible au crédit d'impôt recherche ?
Elle l’est pour ses travaux internes présentant une incertitude scientifique ou technique (socle technique, outillage, produit) et pour la sous-traitance agréée réalisée pour un donneur d’ordre. Elle ne l’est pas pour des développements réalisés et facturés à un client : ces travaux appartiennent au client, et les inclure dans l’assiette expose à la remise en cause du crédit d’impôt. Notre guide du crédit d’impôt recherche et du CII pour les start-up détaille le calcul et le remboursement.
Faut-il immobiliser les développements internes ?
Ce n’est pas une option : dès que les six critères de l’article 611-3 sont réunis, dont l’évaluation fiable des dépenses attribuables, donc un suivi des temps, la solution informatique est comptabilisée à l’actif à son coût de production. Activer soutient les capitaux propres. Passer en charges simplifie et évite d’avoir à défendre un actif si le produit est abandonné. Le choix devient une méthode permanente.
Quelle différence entre CIR, CII et JEI ?
Le CIR finance la recherche, le CII l’innovation des PME (20 % des dépenses dans la limite de 400 000 € par an pour les dépenses exposées depuis le 1er janvier 2025, BOFiP ACTU-2025-00105) ; la JEI est un statut qui donne surtout des exonérations sociales.
Quel statut choisir pour créer une ESN ?
SAS ou SARL, selon le nombre d’associés, l’ouverture du capital à des investisseurs ou à des consultants clés et le coût social du dirigeant. Nos pages Créer une SAS et Créer une SARL détaillent le choix.
Textes de référence
- Code du travail, article L. 8241-1 : prêt illicite de main-d’œuvre, sanctions à l’article L. 8243-1 ; article L. 8231-1 : marchandage, sanctions à l’article L. 8234-1.
- Convention collective nationale des bureaux d’études techniques, des cabinets d’ingénieurs-conseils et des sociétés de conseils du 15 décembre 1987.
- Code de commerce, article L. 441-10 : délais de paiement plafonds.
- Loi n° 2025-127 du 14 février 2025 de finances pour 2025, art. 55 à 58 : aménagements du CIR et du CII.
- CGI, article 244 quater B : crédit d’impôt recherche et, au k de son II, crédit d’impôt innovation.
- CGI, article 238 et BOI-BIC-BASE-110 : imposition à 10 % des revenus de logiciels protégés et de brevets.
- CGI, article 163 bis G : bons de souscription de parts de créateur d’entreprise.
- Plan comptable général, articles 611-1 à 611-8 : comptabilisation des solutions informatiques produites par l’entité (règlement ANC n° 2022-06, exercices ouverts à compter du 1er janvier 2025).
- Code de commerce, article L. 227-9-1 et décret n° 2024-152 du 28 février 2024 : seuils de nomination d’un commissaire aux comptes.
