Comment faire l’inventaire et la valorisation des stocks au 31 décembre ?

Le contrôle par inventaire s’impose au moins une fois tous les douze mois : c’est l’article L. 123-12 du code de commerce. Trois chantiers s’enchaînent. Recenser les quantités réellement détenues à la date de clôture. Les valoriser à leur coût d’entrée, selon le coût moyen pondéré ou le premier entré premier sorti, les deux seules méthodes ouvertes en normes françaises. Passer la variation de stock et, s’il y a lieu, la dépréciation. Tout se joue avant le 31 décembre : figer les mouvements, isoler ce qui ne vous appartient pas et tracer chaque écart conditionnent la valeur probante du résultat.

Sur quel texte repose l’obligation d’inventorier ?

L’alinéa 2 de l’article L. 123-12 du code de commerce commande la fin d’année : toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant « doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise ». L’alinéa suivant enchaîne : les comptes annuels sont établis « au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire ». L’inventaire n’est pas une pièce annexe du dossier, c’est l’une des deux sources du bilan.

L’article R. 123-177 précise l’exercice : l’inventaire est « le contrôle annuel de l’existence et de la valeur de tous les éléments d’actif et de passif à la date de clôture », et les données d’inventaire « sont conservées dans les conditions prévues à l’article L. 123-22 et organisées de manière à justifier le contenu et le mode d’évaluation de chacun des postes du bilan ». Un chiffre de stock qu’aucun document ne permet de reconstituer ne remplit donc pas l’obligation, même si le montant est juste.

Le livre d’inventaire n’est plus obligatoire

Beaucoup de contenus en ligne réclament encore un livre d’inventaire coté et paraphé. Le décret n° 2015-903 du 23 juillet 2015 l’a retiré de l’article R. 123-173, qui n’impose plus que le livre-journal et le grand-livre, pour les exercices ouverts à compter du 1^er janvier 2016. Ce qui subsiste est plus exigeant que le registre supprimé : l’article L. 123-22 impose de conserver dix ans les documents comptables et les pièces justificatives, et de les tenir « sans blanc ni altération d’aucune sorte ».

Comment organiser le comptage avant, pendant et après le 31 décembre ?

Un inventaire raté ne se rattrape pas : la date est passée, les marchandises ont bougé. La séquence ci-dessous se cale sur une clôture au 31 décembre et se transpose à toute autre date.

Avant : les quinze jours qui décident du résultat

1. Arrêtez la maille de comptage. L’article 214-22 du plan comptable général impose une évaluation « unité par unité ou catégorie par catégorie », l’unité d’inventaire étant « la plus petite partie qui peut être inventoriée sous chaque article ». Référence, lot ou palette : un changement de maille en cours de comptage rend l’état inexploitable.
2. Rangez avant de compter : regroupez les mêmes références, étiquetez les zones. Le temps gagné là ne sera pas passé à recompter.
3. Matérialisez les exclusions. Une zone balisée, vide de tout ce qui vous appartient, pour les marchandises détenues pour le compte d’un tiers. C’est le seul moyen fiable d’éviter qu’un dépôt-vente entre dans votre actif.
4. Préparez des feuilles de comptage à l’aveugle : référence, désignation, emplacement, unité, colonne quantité vide. Sans stock théorique préimprimé, qu’un compteur pressé recopierait.
5. Nommez un responsable par zone et une personne d’arbitrage. Le commissaire aux comptes, s’il y en a un, doit être informé de la date et du lieu pour organiser son assistance.
6. Fixez la règle de coupure : dernière livraison entrante et dernière expédition sortante retenues au 31 décembre, avec leurs numéros de bon.

Pendant : geler, compter en double, tracer

1. Gelez les mouvements : aucune réception, aucune expédition, aucun transfert interne. Si l’activité ne peut pas s’arrêter, les mouvements de la journée sont enregistrés à part et retraités ensuite, pièce par pièce.
2. Comptez en double aveugle sur les zones à enjeu. Deux équipes, deux feuilles, comparaison ensuite. Réservez ce dispositif aux références à forte valeur unitaire : le généraliser coûte plus qu’il ne rapporte.
3. Datez et signez chaque feuille : nom du compteur, zone, heure. C’est cette signature qui transforme un relevé en pièce justificative opposable.
4. Notez l’état, pas seulement la quantité : emballage ouvert, produit déclassé, date limite dépassée, référence sans mouvement depuis des mois. Ces mentions sont la matière première de la dépréciation, et personne ne saura les reconstituer en mars. Photographiez les zones sensibles, stock en vrac et produits en cours de fabrication en tête.

Après : la valorisation et la justification des écarts

1. Rapprochez le comptage du stock théorique, ligne à ligne. Un écart global compensé entre références ne prouve rien.
2. Cherchez la cause avant de corriger : erreur de saisie, erreur d’unité, réception non enregistrée, retour client oublié, casse non déclarée, vol. Chaque cause appelle un traitement différent, parfois ailleurs que dans le stock.
3. Écrivez une note d’écart d’une page : écarts significatifs, cause identifiée, correction retenue, signature du dirigeant. C’est cette note que l’on vous demandera, pas le fichier.
4. Valorisez selon la méthode déjà retenue, la même pour tous les stocks de nature et d’usage similaires (article 213-35 du plan comptable général), puis passez les écritures et examinez la dépréciation référence par référence.
5. Archivez le lot complet : feuilles signées, état valorisé, note d’écart, règle de coupure. Dix ans.

Quelles marchandises entrent dans votre stock, et lesquelles en sortent ?

Le critère n’est pas la présence physique dans vos murs. La doctrine fiscale le pose sans détour : les biens constituant les stocks doivent être la propriété de l’entreprise à la date de l’inventaire, le transfert de propriété s’appréciant selon l’article 1583 du code civil, qui l’acquiert à l’acheteur dès l’accord sur la chose et sur le prix. D’où quatre situations à traiter à part.

Le plan comptable prévoit un compte dédié pour les deux premières lignes : le compte 38 peut recevoir les stocks en voie d’acheminement, mis en dépôt ou donnés en consignation, jusqu’à réception dans vos magasins ou dans ceux du dépositaire. Ils sont ensuite ventilés selon leur nature ; si le compte 38 n’est pas soldé en fin de période, leur détail doit être donné.

Que met-on dans le coût d’entrée d’un stock ?

L’article 213-30 du plan comptable général pose le principe : le coût des stocks comprend tous les coûts d’acquisition, de transformation et autres coûts encourus pour amener les stocks à l’endroit et dans l’état où ils se trouvent, les pertes et gaspillages étant exclus. Le détail change selon que le bien est acheté ou fabriqué.

Trois familles de dépenses restent hors du coût, selon l’avis du Conseil national de la comptabilité repris dans le recueil de l’Autorité des normes comptables : les montants anormaux de déchets de fabrication ou de main-d’œuvre, les coûts de stockage sauf lorsqu’ils sont nécessaires au processus de production avant une nouvelle étape, et les frais de commercialisation. La transposition fiscale est cohérente : l’article 38 nonies de l’annexe III au code général des impôts retient le même coût de revient.

Coût moyen pondéré ou premier entré premier sorti : le LIFO est-il autorisé ?

Non, et sur deux fondements. Le code de commerce ouvre deux voies, pas trois : « Les biens fongibles sont évalués soit à leur coût moyen pondéré d’acquisition ou de production, soit en considérant que le premier bien sorti est le premier bien entré » (article L. 123-18, alinéa 3). Le plan comptable général reprend la même alternative fermée à ses articles 213-34 et 214-26. Le dernier entré premier sorti n’est pas « déconseillé » : il est hors de la liste, donc exclu des comptes individuels français.

La doctrine fiscale le refuse explicitement. Le Bulletin officiel des finances publiques écarte qu’une entreprise vendant des produits non différenciables selon leur date d’acquisition considère systématiquement comme sortis les articles achetés ou fabriqués le plus récemment, cette pratique revenant à constituer une provision occulte prohibée. Un logiciel paramétré en LIFO, souvent parce qu’il a été installé pour un groupe étranger, produit donc des comptes irréguliers avant même la clôture.

Choisir entre les deux méthodes admises

L’article 213-34 précise les modalités du coût moyen pondéré : il se calcule à chaque entrée, ou sur une période n’excédant pas la durée moyenne de stockage. Le choix se juge sur la nature du stock, le coût moyen pondéré lisse les variations de prix d’achat et convient aux matières interchangeables, le premier entré premier sorti colle aux produits datés ou périssables.

Trois garde-fous l’encadrent. La même méthode s’applique à tous les stocks de nature et d’usage similaires, des méthodes différentes restant possibles pour des stocks de nature ou d’usage différents (article 213-35). Les éléments non fongibles et les biens ou services affectés à des projets spécifiques relèvent d’une identification spécifique de leurs coûts individuels (article 213-33). Enfin, la méthode retenue est à mentionner dans l’annexe des comptes annuels.

Quelles écritures passer pour la variation de stock ?

En inventaire intermittent, le schéma tient en deux temps. Les comptes de stocks sont d’abord crédités du stock initial par le débit des comptes de variation. Puis, une fois l’inventaire extracomptable réalisé — les existants recensés et évalués —, ils sont débités du stock final par le crédit de ces mêmes comptes de variation.

• Comptes de stocks : 31 matières premières et fournitures, 32 autres approvisionnements, 33 en-cours de production de biens, 34 en-cours de production de services, 35 produits, 37 marchandises, 38 stocks en voie d’acheminement, mis en dépôt ou donnés en consignation.
• 603 — Variation des stocks d’approvisionnements et de marchandises : 6031 matières premières et fournitures, 6032 autres approvisionnements, 6037 marchandises. Contrepartie des comptes 31, 32 et 37.
• 713 — Variation des stocks d’en-cours de production et de produits : 7133, 7134 et 7135. Contrepartie des comptes 33, 34 et 35.
• 39 — Dépréciations des stocks et en-cours : 391, 392, 393, 394, 395 et 397 selon la nature du stock.

Deux points de lecture. Le solde du compte 603 représente la différence entre la valeur du stock final et celle du stock initial, compte non tenu des dépréciations : la dépréciation ne transite pas par la variation de stock. Et ce solde, créditeur ou débiteur, figure au compte de résultat comme compte correcteur en moins ou en plus des achats. Un stock qui augmente diminue donc la charge d’achats de l’exercice, avec un effet direct sur le résultat et sur la lecture du bilan comptable.

Et si vous tenez un inventaire permanent ?

L’inventaire permanent peut être tenu en comptabilité générale : les comptes 31, 32 et 37 fonctionnent alors comme des comptes de magasin, débités des entrées et crédités des sorties par les comptes 6031, 6032 et 6037. Il ne dispense pas du comptage physique annuel imposé par l’article L. 123-12, il en change l’usage : le comptage valide ou corrige un solde permanent au lieu de le créer. C’est le cas courant en comptabilité e-commerce, où l’outil de gestion suit le stock en continu.

Quand et comment déprécier un stock ?

La dépréciation d’un actif est la constatation que sa valeur actuelle est devenue inférieure à sa valeur nette comptable (article 214-5). Pour les stocks, l’article 214-22 donne le déclencheur : « Le prix et les perspectives de vente sont à prendre en considération pour juger des éventuelles dépréciations des stocks. » Le mot qui compte est perspectives : une référence dont le prix de marché n’a pas bougé mais qui ne trouve plus preneur relève de cette phrase.

Une exception ferme existe : la valeur d’entrée est toujours retenue pour les stocks ayant fait l’objet d’un contrat de vente ferme dont l’exécution interviendra plus tard, dès lors que le prix stipulé couvre à la fois cette valeur et la totalité des frais restant à supporter pour la bonne exécution du contrat (article 214-23).

Côté écritures, la dépréciation n’emprunte pas le circuit de la variation de stock : les subdivisions du compte 39 sont créditées par le débit du compte 68173 « Stocks et en-cours », subdivision du 6817 « Dotations pour dépréciations des actifs circulants ». La reprise se fait par le crédit du compte 78173.

Une dépréciation de stock n’est pas une provision pour risques et charges

Les deux écritures n’ont rien en commun. La provision pour risques et charges est un passif : elle constate une obligation envers un tiers, se loge en 151 ou 152 et suppose une sortie de ressources probable. La dépréciation de stock corrige la valeur d’un actif que vous détenez : aucun tiers n’est créancier, rien ne sortira de la trésorerie, et le compte est en 39. Un litige avec un client se provisionne ; un lot invendable se déprécie. Confondre les deux fausse la lecture du passif et expose, en contrôle, à un rejet fondé sur le mauvais texte.

La déductibilité fiscale, et une divergence à connaître

Fiscalement, la dépréciation n’est pas une faculté. L’article 38 decies de l’annexe III au code général des impôts est impératif : si le cours du jour à la date de l’inventaire est inférieur au coût de revient défini à l’article 38 nonies, « l’entreprise doit constituer, à due concurrence, des provisions pour dépréciation ». Le texte vise les marchandises, matières premières, matières et fournitures consommables, produits intermédiaires, produits finis et emballages commerciaux perdus, les productions en cours n’y figurent pas.

La doctrine administrative définit le cours du jour comme le prix auquel les produits considérés étaient vendus sur le marché à la date de l’inventaire ; à défaut de marché régulier, il s’entend de leur valeur probable de réalisation. Elle ajoute une restriction que le plan comptable ne pose pas : ce prix s’entend « à l’exclusion de toute déduction destinée à tenir compte des frais généraux que supportera l’entreprise lors de la vente ». Or l’article 214-6 du plan comptable général définit la valeur vénale nette des coûts de sortie. Les deux textes ne partent pas de la même base : une dépréciation comptable correctement calculée peut excéder le montant fiscalement admis, et l’écart se règle par une réintégration extra-comptable.

Deux exigences de forme complètent le tableau. Le calcul doit se fonder sur la valeur réelle des produits en stock au jour de l’inventaire, et non sur une formule de caractère forfaitaire : un pourcentage uniforme appliqué au stock dormant tombe sous cette critique. Et la dépréciation doit figurer sur le relevé spécial des provisions annexé à la déclaration de résultats, tableau n° 2056 au réel normal, n° 2033-D au réel simplifié. Le défaut de production est sanctionné par une amende de 5 % des sommes non déclarées, ramenée à 1 % lorsqu’elles sont réellement déductibles, un classique des erreurs coûteuses en clôture.

Point de vigilance du cabinet

Le stock est la ligne de bilan la plus facile à contester et la plus difficile à reconstituer après coup. Deux réflexes changent la donne. Conserver les numéros des derniers bons de réception et d’expédition retenus : c’est ce qui permet, six mois plus tard, de démontrer qu’une facture de décembre correspond bien à une marchandise comptée. Et motiver la dépréciation pendant le comptage, sur la feuille elle-même : rotation, obsolescence, détérioration, date limite. Une dépréciation décidée en mars sur un fichier de mars n’a plus de support, et c’est ce support que réclame la doctrine lorsqu’elle refuse les formules forfaitaires. Le reste s’anticipe avec les charges à passer avant la clôture et la checklist de clôture comptable.

Les cinq pièges les plus coûteux

• Valoriser au prix de vente. L’erreur gonfle le résultat imposable de la marge sur le stock non vendu. Les textes retiennent le coût : coût d’entrée pour le plan comptable, coût de revient pour l’article 38 nonies. Une seule technique encadrée part du prix, la méthode du prix de détail de l’article 213-35, qui déduit de la valeur de vente le pourcentage approprié de marge brute et de frais de commercialisation, c’est une reconstitution du coût.
• Laisser dormir un stock à rotation lente sans le déprécier. Le plan comptable vise les perspectives de vente ; la doctrine fiscale impose la dépréciation dès que le cours du jour passe sous le coût de revient. L’inaction surévalue l’actif, gonfle le résultat et fausse la lecture du besoin en fonds de roulement.
• Passer l’écart d’inventaire en une ligne, sans justification. L’article R. 123-177 exige des données organisées de manière à justifier le contenu et le mode d’évaluation de chaque poste du bilan. Un écart significatif absorbé dans la variation de stock sans note explicative fragilise l’ensemble de la comptabilité.
• Oublier les stocks en consignation et en dépôt, dans les deux sens : vos marchandises chez un dépositaire, qu’aucun comptage dans vos murs ne fera apparaître ; les marchandises d’un tiers chez vous, qu’un comptage trop zélé fait entrer à l’actif.
• Changer de méthode de valorisation sans le dire. Passer du coût moyen pondéré au premier entré premier sorti, ou l’inverse, modifie le résultat. La méthode est une option à mentionner dans l’annexe : un changement se justifie et se documente, il ne se subit pas au détour d’une mise à jour de logiciel.

Notre équipe traite ces arbitrages lors de l’établissement des comptes sociaux et de la liasse fiscale : cadrage de la méthode, revue des écarts d’inventaire et cohérence entre la dépréciation comptabilisée et le relevé des provisions. Si votre inventaire approche, écrivez-nous avant la date de clôture plutôt qu’après.

Questions fréquentes