Myne est un cabinet d’expertise comptable et de commissariat aux comptes installé à Paris 17e. Nous suivons des EHPAD et des résidences pour personnes âgées, en gestion privée comme associative. Votre établissement n’a pas un chiffre d’affaires mais trois, alimentés par trois payeurs différents, encadrés par trois règles différentes. Tant que ces trois sections ne sont pas suivies séparément, aucun résultat n’est interprétable.
Les défis comptables, fiscaux et sociaux propres à l’EHPAD
La tarification ternaire : trois sections, trois financeurs
Le financement d’un EHPAD se répartit en trois sections tarifaires étanches.
| Section | Payeur principal | Ce qu’elle couvre |
|---|---|---|
| Hébergement | Le résident | Hôtellerie, restauration, animation, administration |
| Dépendance | Le département | Aide à l’accomplissement des actes de la vie courante |
| Soins | L’assurance maladie | Personnel soignant, dispositif médical, coordination |
Les deux sections financées sont calculées à partir d’indicateurs mesurés : le niveau moyen de dépendance des résidents pour la section dépendance, le niveau de besoins en soins requis pour la section soins. Ces indicateurs sont établis à l’occasion de campagnes d’évaluation validées par les autorités.
La conséquence de gestion est directe : la recette de deux sections sur trois dépend d’une évaluation périodique, non du prix pratiqué. Un établissement qui accueille des résidents de plus en plus dépendants sans avoir fait réévaluer ses indicateurs finance ce surcroît de charge sur sa seule section hébergement. Nous suivons l’écart entre la charge en soins réellement constatée et celle couverte par la dotation, et préparons le dossier de réévaluation.
Un budget contractualisé et un résultat qui ne s’affecte pas librement
L’établissement présente un état des prévisions de recettes et de dépenses puis rend compte par un état réalisé, dans le cadre d’un contrat pluriannuel d’objectifs et de moyens. Le résultat des sections financées n’est pas librement affectable : il est repris ou affecté sur décision, ce qui suppose une justification préparée en amont.
Le taux d’occupation, seul levier réellement dans vos mains
La section hébergement est celle sur laquelle l’exploitant garde une marge de manœuvre, et elle est presque entièrement composée de charges fixes : personnel hôtelier, restauration, loyer ou amortissement du bâtiment. Un point de taux d’occupation se traduit donc directement en résultat.
Ce qui se pilote, ce n’est pas le taux annuel moyen mais le délai de relocation d’une chambre après une sortie, et la part de journées perdues entre deux entrées. Nous suivons ces deux indicateurs mensuellement, ainsi que la structure du prix de journée hébergement selon que l’établissement est ou non habilité à l’aide sociale, ce qui encadre sa liberté tarifaire.
TVA, taxe sur les salaires et prestations annexes
Les prestations d’hébergement et de soins d’un établissement habilité sont exonérées de TVA. Il en découle une double conséquence : la TVA supportée sur les investissements et l’entretien n’est pas déductible, et l’établissement est redevable de la taxe sur les salaires, poste lourd dans une activité à masse salariale dominante. Les prestations annexes facturées aux résidents ou à des tiers peuvent, elles, être taxables et imposer une sectorisation.
Murs et exploitation : deux métiers, deux comptes
Beaucoup d’établissements séparent la détention de l’immeuble et l’exploitation. Le niveau du loyer intragroupe devient alors un paramètre décisif : trop élevé, il asphyxie l’exploitation et fausse le dialogue de gestion avec les financeurs ; trop faible, il prive la structure patrimoniale de sa capacité de financement des travaux. Il se fixe par convention, sur une base documentée.
Notre accompagnement à chaque étape de la vie de l’établissement
Création, reprise ou extension
Auditer avant d’acquérir
Nous examinons les trois sections séparément, l’ancienneté des évaluations de dépendance et de besoins en soins, le taux d’occupation réel, l’état du bâtiment et le programme de travaux à venir, ainsi que les conditions du bail ou de la détention des murs.
Structurer exploitation et immobilier
Nous arbitrons la détention du bâtiment, le cas échéant via une société civile ou une société de tête, et constituons les structures.
Quotidien : sections, facturation et paie
Comptabilité par section tarifaire
Nous tenons les trois sections séparément avec des clés d’affectation documentées, condition de tout dialogue de gestion crédible.
Facturation des résidents et impayés
Prix de journée, absences, réservation de chambre et allocations versées directement à l’établissement se suivent au dossier résident. Les impayés se traitent en continu, avec dépréciation dès qu’un défaut est caractérisé.
Paie et remplacements
Notre mission de paie traite soignants, hôteliers et administratifs, ainsi que le coût des remplacements, premier facteur de dérive budgétaire du secteur.
Taxe sur les salaires
Nous calculons le rapport d’assujettissement de l’année et provisionnons mensuellement.
Optimisation : occupation, charges et travaux
Réduire les journées perdues
Nous mesurons le délai de relocation par chambre et le rapportons au coût d’une journée vide, tous coûts fixes confondus. C’est le calcul qui justifie ou non un renforcement de la fonction admission.
Faire réévaluer les indicateurs de dépendance et de soins
Nous documentons l’évolution du profil des résidents pour préparer la révision des dotations, plutôt que de la subir un exercice sur deux.
Programmer les travaux
Mise aux normes, rénovation des chambres et sécurité incendie se planifient sur un plan pluriannuel, avec un traitement comptable arbitré entre composants, provisions et subventions d’équipement.
Cession, regroupement ou restructuration
Valoriser un établissement
La valorisation combine la rentabilité de l’exploitation, la valeur du bâtiment, la durée résiduelle du contrat et de l’autorisation, et le programme de travaux à engager. Les trois éléments se négocient ensemble.
Les outils connectés à votre établissement
Logiciel de gestion résidents, banque et comptabilité
Nous connectons le logiciel de gestion des résidents, la facturation et les comptes bancaires à la comptabilité, avec affectation par section dès la saisie.
Facturation électronique
La réception des factures électroniques est obligatoire depuis le 1er septembre 2026 ; l’émission concernera les PME et microentreprises au 1er septembre 2027. Les factures aux résidents particuliers relèvent, elles, de l’e-reporting. Notre page facturation électronique sans TVA traite six situations de ce type et les tranche une par une, en partant de la distinction entre assujetti, redevable et exonéré.
Si votre établissement s’inscrit dans un ensemble plus large
Deux cadres débordent la gestion d’un seul établissement. Dès que l’activité est contractualisée avec les autorités de tarification, le pilotage se fait sur des documents budgétaires propres au secteur, contrat pluriannuel d’objectifs et de moyens et état des prévisions de recettes et de dépenses, avec la question de la non-lucrativité en arrière-plan : c’est le sujet de notre page secteur sanitaire et social.
Si l’établissement est porté par une association, s’y ajoutent la sécurisation des financements obtenus et la fiscalité applicable à la structure gestionnaire, distinctes des questions d’exploitation traitées plus haut : notre page association loi 1901 les reprend.
Si votre établissement doit faire certifier ses comptes
Un établissement associatif qui reçoit des financements publics au-delà du montant fixé par la réglementation doit faire certifier ses comptes ; c’est le cas courant dès qu’un contrat pluriannuel d’objectifs et de moyens porte les dotations soins et dépendance. Un groupe privé qui exploite plusieurs résidences franchit, lui, les seuils légaux par le bilan immobilier et l’effectif.
Un point mérite d’être dit clairement : ce ne peut pas être le cabinet qui tient votre comptabilité. L’expertise comptable et le commissariat aux comptes ne se cumulent pas sur une même structure, l’indépendance du commissaire l’interdisant : Myne exerce les deux métiers, mais jamais pour la même entité.
Concrètement : si nous tenons vos comptes, nous vous aidons à préparer la désignation et l’intervention d’un confrère, et nous produisons les états et justificatifs qu’il demandera ; si vous nous confiez la mission légale, votre comptabilité reste tenue par ailleurs. Notre page sur la mission du commissaire aux comptes précise quand la désignation devient obligatoire et comment elle se déroule.
Le rapprochement de deux gestionnaires ou l’apport d’un établissement à une structure existante relèvent d’autres missions : commissaire à la fusion ou commissaire aux apports, désignés pour l’opération.
FAQ : les questions fréquentes des gestionnaires d’EHPAD
Quel est le tarif d’un expert-comptable pour un EHPAD ?
Il dépend du nombre de lits et d’établissements, du statut, de l’effectif et de l’étendue de la mission : tenue, états budgétaires, paie. Nous chiffrons après avoir vu les comptes et le dernier état réalisé.
Qu’est-ce que la tarification ternaire ?
La répartition du financement en trois sections étanches (hébergement à la charge du résident, dépendance financée par le département, soins financés par l’assurance maladie) avec des règles budgétaires propres à chacune.
Comment sont fixées les dotations soins et dépendance ?
À partir d’indicateurs mesurant le niveau moyen de dépendance des résidents et leurs besoins en soins, évalués périodiquement et validés par les autorités compétentes. La recette dépend donc de l’actualité de ces évaluations.
Peut-on fixer librement le prix de journée hébergement ?
Cela dépend de l’habilitation à l’aide sociale. Un établissement habilité voit son tarif hébergement encadré ; un établissement non habilité dispose d’une liberté encadrée par la réglementation applicable à l’évolution des prix.
Que deviennent les excédents des sections financées ?
Ils ne sont pas librement affectables : selon les cas, ils sont repris par l’autorité de tarification ou affectés à une réserve ou à l’investissement, sur décision d’affectation motivée.
Un EHPAD facture-t-il de la TVA ?
Les prestations d’hébergement et de soins d’un établissement habilité sont exonérées. Certaines prestations annexes peuvent être taxables et imposer une sectorisation, avec un droit à déduction calculé dépense par dépense.
Un EHPAD doit-il la taxe sur les salaires ?
Oui dès lors que moins de 90 % de son chiffre d’affaires est soumis à la TVA. Avec une masse salariale dominante, elle constitue un poste structurel qui se calcule et se provisionne chaque mois.
Comment traiter une chambre vacante entre deux résidents ?
Comme une perte de recette hébergement face à des charges fixes intégralement maintenues. Le pilotage porte sur le délai de relocation, pas sur le taux d’occupation annuel moyen, qui masque le phénomène.
Comment fixer le loyer entre la structure immobilière et l’exploitation ?
Par convention, sur une base documentée et cohérente avec la capacité contributive de l’exploitation et les besoins de financement des travaux. Un loyer disproportionné se retourne contre l’établissement lors du dialogue de gestion.
Quels indicateurs suivre dans un EHPAD ?
Le taux d’occupation et le délai de relocation, le coût à la journée par section, le taux d’encadrement, le poids des remplacements, l’écart entre besoins en soins constatés et dotation, et le niveau des impayés résidents.
Sources officielles
- Code de l’action sociale et des familles, article L. 314-2 : tarification ternaire des établissements hébergeant des personnes âgées dépendantes.
- Code de l’action sociale et des familles, articles R. 314-1 et suivants : règles budgétaires, tarifaires et comptables.
- Code de l’action sociale et des familles, article R. 314-51 : affectation des résultats et reprise par l’autorité de tarification.
- Code de l’action sociale et des familles, article L. 313-11 : contrats pluriannuels d’objectifs et de moyens.
- CGI, article 261, 4, 1° ter : exonération de TVA des prestations de soins et d’hébergement des établissements habilités.
- CGI, article 231 : taxe sur les salaires et rapport d’assujettissement.
- Article 91 de la loi de finances pour 2024 : calendrier de la facturation électronique.
Mise à jour le 6 septembre 2026.
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Votre dernier état réalisé, votre taux d’occupation mensuel et une paie type suffisent à dire quelle section finance les autres, ce que vous coûtent les journées vides et si vos dotations sont en retard sur le profil réel de vos résidents. Écrivez-nous.
