En bref
- Le FEC est un fichier informatique standardisé regroupant l’intégralité des écritures comptables d’un exercice.
- Il est obligatoire pour toutes les entreprises tenant leur comptabilité sur un logiciel.
- En cas de vérification fiscale, il doit être remis à l’administration dans les 15 jours suivant la demande.
- Un FEC mal structuré peut entraîner une évaluation d’office du résultat par l’administration.
Définition et cadre légal
Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) est défini par l’article L. 47 A-I du Livre des procédures fiscales (LPF). Il s’agit d’un fichier au format texte (TXT) ou CSV, structuré selon un cahier des charges précis fixé par l’arrêté du 29 juillet 2013.
Il regroupe l’ensemble des écritures comptables enregistrées dans les livres comptables de l’entreprise au titre d’un exercice : journal des ventes, journal des achats, journal de banque, journal des opérations diverses, journal des salaires, etc.
L’obligation de produire un FEC s’applique à toute entreprise soumise à un régime réel d’imposition (IS ou IR réel) qui tient sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés. Les micro-entreprises et les entreprises au régime micro-BIC ou micro-BNC ne sont pas concernées.
Le contenu du FEC : 18 champs obligatoires
Chaque ligne du FEC correspond à une écriture comptable. Elle doit contenir 18 champs dans un ordre précis, notamment :
- Le code du journal et son libellé
- Le numéro d’écriture et la date de comptabilisation
- Le numéro de compte et son libellé
- Le numéro de compte auxiliaire (tiers)
- La référence de la pièce justificative
- La date de la pièce
- Le libellé de l’écriture
- Les montants au débit et au crédit
- La lettre de lettrage (pour les comptes de tiers)
- La date de validation de l’écriture
Tout champ manquant ou mal renseigné peut être retenu par l’administration comme un défaut de présentation de la comptabilité.
Comment obtenir son FEC ?
Le FEC est généré directement par le logiciel comptable de l’entreprise ou du cabinet d’expertise comptable. Tous les logiciels certifiés NF 203 disposent d’une fonction d’export FEC.
Si votre comptabilité est tenue par un cabinet, vous pouvez demander le FEC à votre expert-comptable à tout moment. Il est recommandé de le conserver systématiquement pour chaque exercice clôturé, au même titre que les liasses fiscales.
Le FEC lors d’un contrôle fiscal
Lors d’une vérification de comptabilité, le vérificateur de la DGFiP demande la remise du FEC dès le premier jour d’intervention ou dans un délai de 15 jours si la comptabilité est tenue par un prestataire externe. Le fichier doit être remis sur un support dématérialisé (clé USB, transmission sécurisée).
L’administration dispose d’outils d’analyse automatisée (notamment le logiciel ALTO²) pour détecter les anomalies dans le FEC : doublons d’écritures, écritures sans pièce justificative, soldes incohérents, séquences de numérotation rompues.
Les sanctions en cas de défaillance
Si l’entreprise est dans l’incapacité de remettre un FEC conforme, l’administration peut :
- Qualifier la comptabilité de non probante et reconstituer le résultat d’office
- Appliquer une amende de 5 000 € (ou de 10 % des rehaussements si supérieure)
- Remettre en cause la déductibilité de charges faute de justificatifs
Besoin d’un accompagnement sur mesure ?
La conformité du FEC dépend de la qualité de votre tenue comptable tout au long de l’exercice. Les équipes de Myne veillent à la production d’un FEC fiable et conforme aux exigences de l’administration fiscale.
